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第183章（第1页）

档案夹‐‐最低量3个，购入7个。自动铅笔笔芯‐‐最低量1大盒，购入5盒。

像上列这些商品，当库存到最低量时，就一定得补充齐全，不可拖延，以免误事。

&ldo;购买时的库存量&rdo;，就是指最低库存量加上购买量的总和；邮票最低库存量以50张为限，如果购买量是100张的话，那么&ldo;购买时的库存量&rdo;就是150张了。

必须注意最低库存量、购买量、购买时的库存量的数量，而且确实实行、补充，以方便使用。

12订定一个月一次整理用品的&ldo;盘点日&rdo;对于经常使用的用品，象圆珠笔、档案夹等，即使不盘点，若不足的话也立刻会知道。但对于较少使用的用品，就没有这么容易发现，所以这类用品应要设定固定时间作盘点，才是正确的整理态度。

一般事务所在每月的第一个星期二早晨，对各种库存用品作定期的盘点工作。之所以不在星期一，是因为星期天已放假一天，星期一必定很忙碌，所以定在星期二。

也许有人认为事务所内使用物品的种类较繁琐，对于其他公司就不一定适用。其实不然，必需品在使用时不能立刻得到，那就不叫必需品了。无论哪行哪业，一定有专用的物品，必定也分为常用与不常用这两种。为了应付临时所需，以及了解平时物品的库存量，至少每个月必须检查一次，以免有东西不会使用，或是用时却找不到等等遗憾发生。

13基本工具若齐备，工作效率自然提高文具店里并非都是陈列基本文具。所谓基本文具，是指使用率最高的文具。就像家庭主妇一样，刀子和锅子是她每天必用数次的东西。文具也是同样的道理，每天最常用的物品就是基本文具。

在使用自动铅笔，若有错误时，通常用橡皮擦更改。若是铅笔式的橡皮擦就更好用了，因为铅笔式橡皮擦的笔芯处有象铅笔一样细细尖锐的前端，在擦拭小字或小范围的错误时非常方便。用这种橡皮擦，甚至可右手写字，左手拿橡皮擦，边写边擦，方便自如。

另外一个是钉书机。这种钉书机是在按柄下装上可回转的钉书柄，和一般钉书机不同的地方，是可横钉或直钉，以发挥它的绝妙功效。

另一种文具是可左右转动的胶带台，这是目前最奇特的产品。和一般胶带台的不同之外是它可任意转动，无需搬动转头。

最后提到使用率也相当高的剪刀。细长的刀柄，在握指处的圈环内侧加了一层护套，让持剪者绝不会因拿得太久而手痛，赶工时也可提高工作效率。

14善用工具的特性，不使其成为装饰品一般文具店所售出的文具，固然依其设计本意而使用最佳，若是能加工一点自己的创意，可使文具发挥更高效用。比如不需印泥的印鉴，当然便利使用。但是一旦数量增加，往往不能一眼辨知要用哪一个。卡文先生的事务所里，有&ldo;速件&rdo;、&ldo;已办&rdo;、&ldo;待办&rdo;、&ldo;作废&rdo;、&ldo;完成&rdo;等十多种的印章。虽然由复印部分可以分辨其内容，但是横排在一起的时候，就很难马上辨知了。

为了辨别各印鉴你可在每个印章的上端贴上用此印章盖出来的字，如此排成一列，使用时必能很快地辨别了。

另一个文具很有意思，就是一般医院里病人在床上所架设的桌子，是睡前看书时不可缺少的工具。手不用捧着书，无聊可随时闭目养神或睡觉，可以轻轻松松地看书或作事，真是一张实用的&ldo;桌子&rdo;。

最近，象这类商品不断地推陈出新。我们应该善用文明产物，只要觉得&ldo;这很不错&rdo;，就应不惜金钱购买，而且买回后，再加上自己的创意，使文具的用途发挥到最高点。

如携带式的复印机，使用虽然方便，但遗撼的是复印的数量太少，所以得把它改良成可大量复印的机器。

不论有多便利，由于好奇心的驱使，也许使你充满兴趣地在文具用品身上再动些脑筋，就能成为更适合个人使用的工具，这也是整理术的一大助力。

15应该熟练使用文书处理机对现代的企业公司或个人而言，文书处理机是十分便利的新产物。但是，能完全用此机器来从事文字处理工作的人仍是少数。很多人把它当作清稿器使用，只是将糙稿整齐地打成文字为目的。

其实，它的用途不限于这方面，文书处理机还能作其它用途，若能正确地使用，可使信息收集网扩大，且能积极地活用在工作上。利用其特殊的文字处理系统，文字经由此机器，可利用记忆设定，作文字推敲，文句编排，而写成所需的文章。换句话说，对于尚在斟酌的文字，可利用此处理机打出各种造句，再加以确定组合。

总之，它比铅笔还方便修改，能将脑中所思，凭着按键完全表达出来，因此能快速地打出文章或构想。

16不确定的地方先使其明朗化，是利用文书处理机的窍门文书处理机的操作必须熟练，若对于一字一句的基本文句不太熟悉的话，就会浪费时间。操作不熟练，文章也就不能通顺写下去，工作效率自会降低。

比如：打字时，不知是&ldo;puter&rdo;或是&ldo;putter&rdo;何者正确，如果错误的字在连续打了几十页之后才发现，反而要浪费时间作修改。所以一定要先确定字的拼法，以免反而耽误工作速度。

就像在驯服野马时，首先须了解它的特性，再骑在其背上驾驭它，一切得按照自然的训练程序，否则就会浪费许多宝贵时间。操作机器时，除了必须熟悉机器特性外，尚须正确使用机器，以求更快速地完成处理文章、资料等的工作。

17一张磁碟片一个档案目前，文书处理机价格十分便宜，对处理个人信息而言，很是方便，所以很多企业家也在家宅摆上一台。诚然，一片磁碟片可装入许多资料，是信息最佳存档库。但是对于报纸、杂志或单行本书籍，却不能立刻得知其要点所在，所以电脑磁碟片存档不是很理想的方法。但却可利用其存档资料的编排，以备查询资料时，更加快速。磁碟片的整理方法，应该一片存一件档案。虽然磁碟片的容量很大，但是将数个档案存在一起，查询时反而很不方便。还有一点，就是所收集的信息输入磁片时，以颜色来区分种类。譬如：绿色代表&ldo;个别案件&rdo;，蓝色代表&ldo;平常档案&rdo;，黄色代表&ldo;杂项档案&rdo;等等，大略按此区分。在各种形式中，写着&ldo;f法院&rdo;的磁片，即表示输入各种判决所用的文书。要查资料时，就可从这片磁片显示内容。当然，也可随时订正修改，以达到最终目的。

无论收集了多少项目，都可按其代表颜色，很快地检索到自己所要的信息。另外，内容最好使用一目了然的格式化，而且尽可能以&ldo;记号&rdo;来表示。

就如同在判决事件上，首先必须找出有关裁决文书的表格，再按表格所示的&ldo;fc告&rdo;的记号，其中，&ldo;f&rdo;表示形成，&ldo;c&rdo;表示刑事：&ldo;告&rdo;表示告诉状，按其代表符号找出磁片，就可立即了解全部过程了。

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