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第14章（第1页）

&ldo;对不起，志文，我们刚才是在讨论万能锁匙的问题，你有什么意见？&rdo;伸手示意志文继续发言。

还有一种大杂烩。两三对人分别互相耳语，使得会议根本无法进行。在适当的控制下，这是少有的现象。然而它还是会发生。首先，让志文停止发言。他相当明白这种嘈杂声，希望得到主席的保护。

期望继续对抗这种嘈杂声是不合理的，用手势及无可奈何的微笑来让他停止发言。

现在把身体向后靠，让那些人继续说下去。大家很快地就察觉到情况不对。他们会朝着主席望，看到他不平常地向后靠着椅子坐。

当嘈杂声消失时，时间控制又变得很重要。他坐直了身体，亲切地微笑，并说：&ldo;好啦，各位女士、先生们，如果你们有意见经由主席同意来发表，它会有效果得多，对不对？&rdo;

当获得他们的谅解与同情时，会议气氛照例进行，并重新让志文继续发言。

&ldo;志文，你刚才提出的有关劳工方面的意见。你是否可以提醒我们的同仁？&rdo;

这是处理难缠的人的一些技巧。他们很可能是任何会议中的一部分人‐‐始终要小心谨慎地处理他们。

（4）时间控制与同意时间控制‐‐临场的时间控制与反应‐‐是主席控制技巧中的一个重要因素。时间控制从整个会议的其他方面来看也是很重要的。主席应当在备忘卡上记上每个讨论事项的开始及预定结束时间。他应当放个手表在旁边。在他前面有了这两样东西，他就可以控制会议进行的速度。事实上，他会发现潜意识会替他照顾这种事情。他可以将他的所有思考力放在如何处理与会人员的方法上，他会发现‐‐有时会令他感到惊讶‐‐一切竟是按照计划在进行。

在这个最重要的阶段中，他必须寻求同意，强调同意的气氛，强调已经达成的同意事项。

4会议形式许多具有足以自豪及受人尊敬的形象的机构或个人，往往会要求凡事都要照着规矩合乎礼仪来办。对他们来说，会议应当反映形式。但现代商业的趋势是倾向于较不拘形式，并倾向于实用的使用。它使得主席较轻松，较不正式。正式的议事程序，如提议、附议、决议案的修正案，在大多数商业会议中不应当认为是必须的。是否所有的提案都应当通过主席呢？

它们的确是应当的。即使在最不正式的会议中，由主席来控制是有必要的。也许可以控制得轻松一点。他也许只想让讨论顺利进行而不要去控制讨论。然而他还是需要加以控制。

与会人员应当不时使用&ldo;主席&rdo;这个字来支持他，即使是在非正式的会议中。

5结论在对与会人员的控制中，主席应使会议具有下列特性：井然有序的有计划的友善的合作的主席如何揭开会议序幕可产生决定性的影响。他所需要使用的技巧很多：时间控制、建立同意与一致。对会议的目的、计划，及会议进行的速度建立一致的意见。谨慎选择用字以建立友善的气氛。

在整个会议进行中，主席应当是：（1）超然、客观（2）稍微使用一点控制技巧（3）维持合作气氛（4）随时注意不同类型人员的需要及可能提出的提案。

（5）特别留意对时间的控制‐‐一瞬间的时间控制及将会议时间控制在预定时限内。

提出议案或报告

本节是讨论当负责人在&ldo;镁光灯照she下&rdo;提出议案或报告时如何表现自己。下一章则将讨论其他人员的行为。

下列两项提案人的行为有很大的区别：（1）专家。他被认为是具有专业知识及经验的人，他的任务是冷静地向缺乏专业知识的人提供意见。

（2）提议人被认为可作出坚定的提议，并极力要求他人采用的人。这两种不同的提案人要求不同的技巧与不同的态度。

1专家采用的方法专家的任务是整理及提供证据，并在分析证据时提供意见。他所需要的外在条件是有权威的，有经验的，而且是有敏锐的头脑的。

他的报告很可能会被刊登出来，因此无论是公是私都要能禁得起严格的批评。所以报告的内容必须是丰富的，清晰而精确的。至于其他的一方‐‐不管他是听讲的人还是阅读的人‐‐都有责任以极其认真的态度来研究报告。专家在选择资料上必须将证据收集齐全，并有充分的解说。我们从前面的讨论中得知沟通是否有效要看所传达的讯息是否明显及简单而定。我们也得知这个一致性原则对于书面报告是可以稍加放松的，因为书面的东西可以研究，再研究。因此，乍看起来，专家似乎不需简化证据的提出。

然而，他所提出的证据很可能会受到有经验及擅于推翻证据的人的质疑及反复讯问。在这种情况下，他必须使自己的思想变得很敏锐。如果他去参加会议，相信自己可以了解整个状况，但若没有敏锐的思想的话，那么他一定会被尖锐的问题所难倒。他会发现自己想办法在整理答案，思考许多晦暗不明的微妙事物，到处散布着许多可变的东西。他的答案听起来一定是杂乱无章且不着边际的。

为了避免产生那种形象，他必须使他的思想变得很敏锐。他应当在若干十分明显的标题下使用正常的准备程序来整理证据。

在选择资料时，专家必须把它写得很详尽，同时尽量简化他的思想，始能应付尔后苛刻的反复讯问。

当他要在会议上提出议案时，情形又是如何呢？他所追求的形象是有权威的，有经验的，有敏锐的头脑的。

他的天生权威可借使用某些权力符号而获得加强。例如，在作证时尽可能站着，而不要坐着。他应当利用幻灯片、图解、图表、视听器材。借助这些有力的器材，可以提高个人的地位，但它们必须是上等的。一件乱七八糟的器材会给人一种发言者是个很随便的人的印象‐‐哪里像是专家！

第一印象对于建立个人的可信度，是有极大影响的。所以专家的开场白，应该以有极大的自我介绍开始。然而许多专家都是沉默寡言的，甚至是谦虚的人，所以很难使听众了解他的能力。

听者所需要知道的是：他是谁他是哪里人他的资历他的议案有关的经验不要说：我的名字是远志，我是技术经理。而要说：我的名字是李远志，我是石板处理集团的技术经理。我从剑桥取得硕士学位，现在在台湾大学主持研究工作。我在这种工业方面有14年的工作经验，我替地区最大的技术部门负责处理石板。我对你们在这里所讨论的事情并无商业兴趣。

他必须自信而明确地发表谈话，语调积极，步伐坚定，&ldo;自信地&rdo;挺直身体，抬起头来，竖起肩头（不是挑衅似的向上或向前‐‐当然也不是下垂或萎靡）。

&ldo;明确地&rdo;‐‐话要清楚，能让人听到。在准备起立讲话，自然地作三次深呼吸。

&ldo;语调积极&rdo;‐‐讲话时声音要抑扬顿挫，并注意何时该加重语气。不要说：&ldo;我的名字&rdo;是李志远多从剑桥&ldo;取得&rdo;硕士学位。

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